Hoe deze Gentse start-up in één jaar tijd HR-processen bij 1.000 kmo's wil digitaliseren

Hoe deze Gentse start-up in één jaar tijd HR-processen bij 1.000 kmo's wil digitaliseren

Hoe deze Gentse start-up in één jaar tijd HR-processen bij 1.000 kmo's wil digitaliseren

Dit stuk is een samenwerking tussen Bloovi Studio & Officient

HR tech zit in de lift. Kmo’s willen af van overtollig papierwerk, flexibeler worden en meer inzetten op medewerkers aantrekken, behouden en doen groeien. Officient is een van die pioniers binnen deze sector. Op minder dan een jaar tijd gebruiken al 400 bedrijven het systeem en binnen enkele maanden stijgt dat cijfer zelfs naar 1000. Die steile groei maakt dat Officient ook zélf op zoek is naar nieuwe medewerkers die de toekomst van de HR mee vorm willen geven. Bloovi sprak met co-founder Michiel Crommelinck en HR-manager Bo Zenner.

Dat de vier oprichters van Officient wel erg diverse achtergronden hebben, is nog zacht uitgedrukt. Michiel Bearelle (sales) en Willem Delbare (back-end) stonden mee aan de wieg van Teamleader, Ilias Ismanalijev (front-end) werkte als freelance developer en Crommelinck zelf is doctor in de bedrijfspsychologie en werkte innovatietrajecten uit binnen Securex. Zelf zien ze die diversiteit als een groot voordeel. “We zijn erg complementair, zo brengen we kennis over technologie samen met diepgaande expertise in het gebied van HR”, aldus Crommelinck.

“Hoewel we uit verschillende omgevingen komen, stelden we dezelfde pijnpunten vast: kmo’s moeten ontzettend veel gegevens bijhouden van werknemers zoals persoonlijke gegevens, contracten, loongegevens,… Dat om medewerkers goed te kunnen opvolgen en voor wettelijke redenen zoals de loonverwerking”, schetst Crommelinck. “Wanneer die kmo’s dan ook nog eens snel groeien, kan de personeelsadministratie moeilijk volgen en eindigen ze met een berg ongestructureerde data op papier, in spreadsheets en in verschillende tools. Langs de andere kant heb je de sociale secretariaten. Zij moeten complexe wetgeving vertalen in correcte loonverwerking en die complexiteit weerspiegelt zich in de software die ze aanbieden aan hun klanten. Wij vroegen ons af of die relatie langs beide kanten beter kon. Digitaler én efficiënter.”

Maximale impact door werknemers

Officient is best een jong bedrijf, het bestaat nog maar een goed jaar. Maar de ambities zijn groot: de Gentse startup wil de future of HR hertekenen. Een sector innoveren en transformeren, lukt natuurlijk alleen als je als bedrijf ook zelf voortdurend in beweging bent.

Wij willen groeien, en wij willen snél groeien. Maar wel op een duurzame manier. We willen onze mensen niet uitpersen als citroenen. Dat wreekt zich toch vroeg of laat

“Dat betekent voor ons concreet dat nieuwe medewerkers een heel grote impact kunnen hebben op hun eigen rol en jobinhoud”, benadrukt Bo Zenner, verantwoordelijk voor HR & Operations. “Ze vullen die samen met ons in. De verschillende rollen en teams groeien samen met het bedrijf. Nu Officient groter wordt, gaan we op zoek naar mensen die complementair zijn aan de medewerkers die we al hebben, waarvan hun persoonlijkheid aansluit bij het team en de skills hebben die de grootste toegevoegde waarde met zich meebrengen.”

We investeren ook bewust veel tijd in opleiding. Niet alleen om nieuwe mensen in te werken trouwens. Ook onze teammanagers scholen zich voortdurend bij om zo betere leiders te worden. Het is verleidelijk om als start-up helemaal opgeslorpt te worden door de snelle groei. Wij proberen daar zoveel mogelijk op te anticiperen. Als je pas leiderschapstrainingen gaat volgen omdat er problemen in je team zijn, is het eigenlijk al te laat. Je moet dat doen nog voor de groeipijnen zich manifesteren.”

Samen de cultuur vormgeven

Nieuwe medewerkers geven niet alleen hun eigen job mee vorm, ze hebben ook een grote impact op de cultuur. “We willen die zo organisch mogelijk laten groeien”, zegt Zenner. “Gaandeweg krijgen de accenten die de oprichters leggen - onze waarden als het ware - steeds duidelijker vorm. Transparantie is bijvoorbeeld een duidelijke waarde, die zich zowel vertaalt naar onze interne werking als wat we via ons product willen bereiken bij onze klanten. We organiseren ook geregeld activiteiten buiten de werkomgeving om mensen over teams heen samen te brengen in een andere context. Minstens even belangrijk zijn de avonden waarop we spontaan samen op café gaan en blijven hangen. We willen veel ruimte voor initiatief laten, en medewerkers zelf dingen laten organiseren. Het is altijd leuker wanneer teamleden hun eigen passie delen met de rest dan wanneer iemand van de HR-afdeling er een verplicht nummertje van maakt.”

co-founder Michiel Crommelinck en HR-manager Bo Zenner van Officient

Belangrijk aan een bedrijfscultuur is dat iedereen er integraal deel van uitmaakt. Daarom hangen we bijvoorbeeld op het kantoor van de developers citaten van klanten op. Zoals deze van een net opgestarte klant: ‘Met Officient zie ik de papieren mappen voor mijn ogen verdwijnen!’ Dat zijn kleine ingrepen die ervoor zorgen dat iedereen bij Officient, ook de mensen die minder rechtstreeks contact hebben met klanten, toch de impact van hun werk kunnen ervaren.”

Explosieve groei vereist versterking

Die impact is duidelijk zichtbaar in de cijfers. Op dit moment werken al meer dan 400 kmo’s met Officient, maar dat cijfer zal binnen enkele maanden zelfs naar 1.000 stijgen. Om die groei te ondersteunen, zoekt de Gentse start-up versterking. “We zijn nu met zestien medewerkers, maar we zoeken voor verschillende van onze teams – sales, customer success en development – nieuwe mensen”, zegt Zenner, verantwoordelijk voor HR & Operations. “De mindset is het allerbelangrijkste. De drive om klanten te helpen, om problemen op te lossen, om mee te denken hoe je obstakels uit de weg ruimt.”

Dat doet Officient om te beginnen door alle HR-data via de cloud te centraliseren op één plek, verduidelijkt Michiel Crommelinck. “Wij mikken op kmo’s tot pakweg 500 medewerkers. Deze beschikken al over heel wat data, maar die zit vaak hopeloos verspreid over verschillende softwarepakketten en wordt bewaard in spreadsheets, documenten en archiefkasten.”

Wanneer je alle data centraliseert, kan je ook gemakkelijker vergelijken. En dat is één van de grootste troeven van het platform

Het platform biedt ook een self-service portaal aan voor de medewerkers. Daar kunnen ze raadplegen hoeveel verlofdagen ze nog hebben en plannen die vakantie rechtstreeks in via het platform. Is er iemand ziek? Dan geven ze dat via de app door, nemen ze een foto van het doktersbriefje en vervolgens is alle administratie in orde. Elke ziektedag en verlofdag wordt automatisch opgenomen in de teamkalender, zodat elke leidinggevende meteen ziet wanneer er problemen dreigen met de bezetting. Zo kunnen bedrijven hun HR-processen ook automatiseren.”

Een derde grote troef, naast centraliseren van data en het automatiseren van processen, is volgens Crommelinck de inzichten die bedrijven uit de HR-data halen. “Wanneer je alle data centraliseert, kan je ook gemakkelijker vergelijken. Als een werkgever uit het platform afleidt dat het ziekteverzuim de laatste maanden plots opvallend stijgt, kan hij op zoek gaan naar oorzaken en maatregelen nemen om bijvoorbeeld de werkdruk naar beneden te halen. Als die data versnipperd is, gaan bedrijven zo’n dingen niet of alleszins veel te laat ontdekken. Waardoor dat soort problemen escaleert en ondernemingen handenvol geld kosten. Een digitaal HR-platform gaat dus verder dan puur het ontlasten van de personeelsadministratie. Het kan dienst doen als digitale HR-assistent, die bedrijven objectieve ondersteuning biedt om belangrijke beslissingen te nemen.”

Wil jij ook deel uitmaken van dé start-up die de komende maanden 1000 kmo’s wil digitaliseren? Ontdek dan hier de vacatures en wie weet schrijf jij binnenkort mee aan de future of HR!

Hoe deze Gentse start-up in één jaar tijd HR-processen bij 1.000 kmo's wil digitaliseren

Dit stuk is een samenwerking tussen Bloovi Studio & Officient

nieuwsbrief

Vink jouw gewenste nieuwsbrief aan en ontvang de sterkste Bloovi artikels.

Connecteer met 82.226 abonnees